يلزم القانون الإماراتي الخاضع للضريبة بالاحتفاظ بسجلاته المحاسبية ودفاتره التجارية لمدة خمس سنوات تالية للفترة الضريبية المعنية، وترتفع هذه المدة إلى سبع سنوات بالنسبة للسجلات العقارية. وتزداد المدة بواقع أربع سنوات إضافية في حال وجود نزاع مع الهيئة الاتحادية للضرائب أو تدقيق ضريبي لم يُنتهَ منه بعد.

المدد الأساسية لحفظ السجلات

تنص اللائحة التنفيذية لمرسوم بقانون اتحادي رقم (28) لسنة 2022 بشأن الإجراءات الضريبية على وجوب "مسك وحفظ كافة السجلات المحاسبية والدفاتر التجارية والمعلومات... للمدد التالية ما لم يقض القانون الضريبي بغير ذلك":

مدد إضافية في حالات خاصة

بالإضافة إلى المدد الأساسية، يوجب القانون الاحتفاظ بالسجلات لمدد إضافية في حالات محددة، منها أن يحتفظ الشخص بسجلاته "لمدة (4) أربع سنوات إضافية أو حتى تاريخ حسم النزاع بشكل نهائي أيهما يقع لاحقاً، وذلك في حال وجود نزاع بين الهيئة والشخص حول التزاماته الضريبية"، وكذلك في حال خضوع الشخص لتدقيق ضريبي لم يُنتهَ منه، أو إذا أُبلغ بعزم الهيئة إجراء تدقيق قبل انتهاء المدة الأساسية. كما يُضاف عام إضافي واحد لمن يقدّم تصريحًا طوعيًا في السنة الخامسة من نهاية الفترة الضريبية ذات الصلة.

التزام الممثل القانوني

يمتد الالتزام بحفظ السجلات إلى الممثل القانوني للخاضع للضريبة، إذ يتعين عليه الاحتفاظ بسجلات ودفاتر الشخص الذي يمثله لمدة سنة إضافية اعتبارًا من التاريخ الذي ينتهي فيه ذلك التمثيل القانوني.

طريقة الحفظ

لا يشترط القانون بالضرورة الاحتفاظ بالمستندات الورقية الأصلية فقط؛ فالالتزام بحفظ السجلات المحاسبية والدفاتر التجارية يتحقق أيضًا بإنشاء سجل مع الاحتفاظ بالمستندات الأصلية المؤيدة للقيود الواردة فيه، أو بوسائل أخرى تحددها اللائحة التنفيذية.

لماذا تهم هذه المدد؟

تحدد هذه المدد الفترة التي يجوز فيها للهيئة الاتحادية للضرائب طلب الاطلاع على السجلات أثناء التدقيق الضريبي، كما أن عدم حفظ السجلات المطلوبة يندرج ضمن المخالفات التي تستوجب فرض غرامة إدارية بموجب القانون ذاته. ولذلك فإن انتهاء المدة الأساسية للحفظ لا يعني بالضرورة إمكان التخلص من السجلات فورًا، إذ ينبغي أولًا التحقق من عدم انطباق أي من المدد الإضافية المرتبطة بوجود نزاع أو تدقيق ضريبي جارٍ أو تصريح طوعي حديث.

من يلتزم بهذه المدد؟

لا يقتصر الالتزام بحفظ السجلات على الخاضع للضريبة وحده، بل يمتد أيضًا إلى كل شخص عليه التزام بموجب القانون الضريبي، وإن كانت مدة الحفظ بالنسبة للأشخاص غير الخاضعين للضريبة محسوبة من تاريخ إنشاء المستند لا من تاريخ الفترة الضريبية. ويُنصح بمراجعة هذه المدد بشكل دوري عند إعداد سياسة أرشفة المستندات داخل أي منشأة تجارية في الدولة.

المرجع النظامي

لأسئلة أدق عن حالتك، يمكنك سؤال المساعد الضريبي والتشريعي الخاص بالإمارات على منصة Helpers، أو مراجعة محاسب قانوني مرخّص.