يلزم مرسوم بقانون اتحادي رقم (32) لسنة 2021 بشأن الشركات التجارية كل شركة في الإمارات بالاحتفاظ بسجلات محاسبية توضح مركزها المالي بدقة، وبحفظها في مركزها الرئيسي لمدة لا تقل عن خمس سنوات من تاريخ انتهاء السنة المالية. كما يلزم الشركة بإعداد قوائم مالية سنوية تشمل الميزانية العمومية وحساب الأرباح والخسائر وفق المعايير المحاسبية الدولية.

الالتزام بمسك السجلات المحاسبية

ينص القانون على أنه "يجب على كل شركة الاحتفاظ بسجلات محاسبية لتوضيح معاملاتها بحيث تكشف بدقة في أي وقت، عن الوضع المالي للشركة وتمكن الشركاء أو المساهمين من التأكد من أن مسك حسابات الشركة يتم وفقًا لأحكام هذا المرسوم بقانون". ويجب حفظ هذه السجلات "في مركزها الرئيسي لمدة لا تقل عن (5) خمس سنوات من تاريخ انتهاء السنة المالية للشركة"، مع إجازة الاحتفاظ بنسخة إلكترونية من أصول المستندات وفق الضوابط التي يصدر بها قرار من الوزير.

تعيين مدقق حسابات وإعداد الحسابات السنوية

يوجب القانون أن "يكون لكل شركة مساهمة أو ذات مسؤولية محدودة مدقق أو أكثر يتولى تدقيق حسابات الشركة كل سنة"، على أن يجوز لبقية أنواع الشركات أيضًا تعيين مدقق حسابات. وتلتزم الشركة بموجب ذلك بـ"إعداد حسابات مالية سنوية تشمل كشف الميزانية وحساب الأرباح والخسائر"، وبتطبيق "المعايير والأسس المحاسبية الدولية عند إعداد حساباتها المرحلية والسنوية، بحيث تعطي صورة واضحة ودقيقة عن أرباح وخسائر الشركة".

حق الشريك أو المساهم في الاطلاع على الحسابات

يكفل القانون لكل مساهم أو شريك حقًا صريحًا في متابعة أداء شركته ماليًّا؛ إذ يحق له "بناءً على طلب مكتوب مقدم منه إليها الحصول مجانًا على نسخة من آخر حسابات مدققة وآخر تقرير لمدقق حساباتها ونسخة من حسابات المجموعة إذا كانت شركة قابضة"، وعلى الشركة الاستجابة لهذا الطلب خلال عشرة أيام من تاريخ تقديمه.

مدة السنة المالية للشركة

يحدد القانون قواعد احتساب السنة المالية، إذ يجب أن تحدد كل شركة سنتها المالية في نظامها الأساسي، على ألا تجاوز السنة المالية الأولى للشركة ثمانية عشر شهرًا وألا تقل عن ستة أشهر، تبدأ من تاريخ قيد الشركة في السجل التجاري، على أن تكون السنوات المالية اللاحقة فترات متتالية مدة كل منها اثنا عشر شهرًا.

النسخة الإلكترونية من المستندات

لا يفرض القانون بالضرورة الاحتفاظ بالسجلات المحاسبية في نسخ ورقية فقط؛ إذ يجيز صراحة للشركة "الاحتفاظ بنسخة إلكترونية لأصول أي من الوثائق والمستندات المحفوظة والمودعة لديها وفقًا للضوابط التي يصدر بها قرار من الوزير"، بما يتيح لمكاتب المحاسبة اعتماد الأرشفة الرقمية طالما التزمت بالضوابط الوزارية ذات الصلة.

لماذا تهم هذه الالتزامات المحاسبين ومراجعي الحسابات؟

تشكل هذه الأحكام الإطار القانوني الذي يستند إليه مكتب المحاسبة أو التدقيق عند إعداد أو مراجعة القوائم المالية لعملائه من الشركات في الإمارات، سواء من حيث مدة حفظ المستندات الداعمة، أو معيار الإعداد الواجب اتباعه، أو حق الشركاء في طلب نسخ الحسابات المدققة.

المرجع النظامي

لأسئلة أدق عن حالتك، يمكنك سؤال المساعد الضريبي والتشريعي الخاص بالإمارات على منصة Helpers، أو مراجعة محاسب قانوني مرخّص.