يجب على كل تاجر أن يمسك دفتر اليومية الأصلي ودفتر الجرد والدفتر الأستاذ العام، ويحتفظ بها 10 سنوات على الأقل. أما الشركات فيجب عليها إعداد قوائم مالية وفق المعايير المحاسبية المعتمدة في المملكة، وإيداعها خلال 6 أشهر من تاريخ انتهاء السنة المالية. وتتكامل أحكام نظام الدفاتر التجارية مع أحكام نظام الشركات في هذا الشأن، إذ يضع الأول الحد الأدنى من انضباط السجلات المحاسبية اليومية، بينما يحدد الثاني متطلبات القوائم المالية النهائية للشركة ومراجعتها.
الدفاتر التجارية الإلزامية
ينص نظام الدفاتر التجارية على أنه يجب على كل تاجر أن يمسك الدفاتر التجارية التي تستلزمها طبيعة تجارته وأهميتها بطريقة تكفل بيان مركزه المالي بدقة، وبيان ما له من حقوق وما عليه من التزامات متعلقة بتجارته، ويجب أن تكون هذه الدفاتر منتظمة وباللغة العربية، ويجب أن يمسك على الأقل الدفاتر الآتية:
- دفتر اليومية الأصلي.
- دفتر الجرد.
- الدفتر الأستاذ العام.
ويُعفى من مسك هذه الدفاتر التاجر الذي لا يزيد رأس ماله على مائة ألف ريال.
مدة الاحتفاظ بالدفاتر
على التاجر وورثته الاحتفاظ بالدفاتر المنصوص عليها في النظام والمراسلات والمستندات المتعلقة بتجارته مدة 10 سنوات على الأقل.
غرامة مخالفة نظام الدفاتر التجارية
كل مخالفة لأحكام نظام الدفاتر التجارية أو اللوائح والقرارات الصادرة تنفيذاً له يعاقب مرتكبها بغرامة لا تقل عن خمسة آلاف ريال ولا تزيد على خمسين ألف ريال.
تبادل المعلومات بين الشركة الأم والشركات التابعة
إذا اقتضى إعداد القوائم المالية الأولية أو السنوية حصول الشركة المسيطرة أو التي تمتلك حصصاً أو أسهماً في رأس مال شركة أخرى على معلومات من الشركة المسيطر عليها، وجب على هذه الأخيرة تقديم هذه المعلومات بالقدر الذي يمكّن الشركة المسيطرة أو المالكة من إعداد قوائمها المالية وفق المعايير المحاسبية المعتمدة في المملكة.
الدفاتر المحوسبة
يجوز أن تُدوَّن البيانات الخاصة بالدفاتر التجارية عن طريق الحاسب الآلي بالنسبة للمؤسسات والشركات التي تستخدم الحاسب الآلي في حساباتها، على أن يسمح النظام المتبع في معالجة تلك المعلومات بالتفتيش عليها في أي وقت. وتكون المنشآت التجارية التي تستخدم الحاسب الآلي لدفاترها مسؤولة مسؤولية مباشرة عن صحة البيانات المحاسبية المدونة في دفاترها التجارية.
إعداد القوائم المالية وإيداعها (نظام الشركات)
وفق نظام الشركات، يجب إعداد قوائم مالية للشركة في نهاية كل سنة مالية وفق المعايير المحاسبية المعتمدة في المملكة، وإيداع هذه القوائم وفقاً لما تحدده اللوائح خلال 6 أشهر من تاريخ انتهاء السنة المالية.
تعيين مراجع الحسابات
يكون للشركة مراجع حسابات أو أكثر من المراجعين المرخص لهم في المملكة، يعيّنه ويحدد أتعابه ومدة عمله ونطاقه الشركاء أو الجمعية العامة أو المساهمون بحسب الأحوال، ويجوز إعادة تعيينه، على أن تحدد اللوائح حدًّا أعلى لمدة عمل مراجع الحسابات. وفي حال عزل مراجع الحسابات، يجب على المدير أو رئيس مجلس الإدارة إبلاغ الجهة المختصة بقرار العزل وأسبابه خلال مدة لا تتجاوز 5 أيام من تاريخ صدور القرار. ومع ذلك، لا يسري على الشركة متناهية الصغر والصغيرة الحكم المتعلق بإلزامية تعيين مراجع الحسابات، عدا حالات استثنائية يحددها النظام مثل الشركات المدرجة في السوق المالية أو التي يلزم فيها تعيين مراجع حسابات وفقاً لأنظمة أخرى ذات علاقة.
المرجع النظامي
- نظام الدفاتر التجارية — المواد (الأولى) و(الثامنة) و(الثانية عشرة).
- اللائحة التنفيذيّة لنظام الدفاتر التجاريّة — المادة (الثالثة).
- نظام الشركات الجديد — المواد (السابعة عشرة) و(الثامنة عشرة) و(التاسعة عشرة)، بفقراتها.
لأسئلة أدق عن حالتك، يمكنك سؤال المساعد المحاسبي (القطاع الخاص) الخاص بالسعودية على منصة Helpers، أو مراجعة محاسب قانوني مرخّص.
